Esqueci minha senha
Ir para o conteúdo - Atalho [T]

IBRAJUS - Instituto Brasileiro de Administração do Sistema Judiciário

Revista On-line

Padronização de Procedimentos: A experiência da Vara Federal de Carazinho

 Nórton Luís Benites, juiz federal em Carazinho/RS

 Introdução

No ano de 2007, foram distribuídos no Egrégio Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4R) 96.839 processos; ao final desse mesmo ano, remanesceram sem julgamento, nesse Tribunal, 72.924 processos (segundo dados do site do TRF4R). Por sua vez, na Seção Judiciária do Rio Grande do Sul da Justiça Federal de 1ª Instância (SJRS), foram distribuídos 512.830 processos; ao final desse mesmo ano de 2007, remanesceram em andamento 369.722 processos (Segundo informações colhidas junto à Seção de Apoio Administrativo da SJRS). Nesse mesmo prisma, na Vara Federal da Subseção Judiciária de Carazinho (SJRS), no ano de 2007, foram distribuídos 4.893 processos, em uma média de 407,75 processos distribuídos por mês; e, ao final do ano em referência, remanesceram em andamento 9.885 processos.

Esses breves dados estatísticos indicam que a Justiça Federal está submetida a uma movimentação processual elevada. Essa movimentação processual vem crescendo no decorrer dos últimos anos. Por outro lado, a estrutura material e humana da Justiça Federal não vem acompanhando esse referido crescimento de movimentação processual. A par disso, o Jurisdicionado aguarda que a Justiça Federal preste o público serviço jurisdicional com celeridade e qualidade. A fim de compatibilizar esses elementos, os Colaboradores da Justiça Federal - magistrados e servidores - estão sendo submetidos ao desafio de criarem novas formas de gestão das dimensões administrativa e jurisdicional do Poder Judiciário.

Neste trabalho, pretende-se abordar um método administrativo que foi desenvolvido e utilizado na Vara Federal Única de Carazinho/RS, denominado SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS POR MEIO DE ROTINAS DE TRABALHO.

1. Necessidade de mudança

Como visto, e parece ser notório e inquestionável, o Poder Judiciário, em geral, está submetido a uma carga de trabalho e a uma crescente movimentação processual. De outra banda, os recursos materiais e humanos, no meio econômico-social, são finitos; e o são também no serviço público. A implantação de novas varas federais, com novos postos de trabalho de magistrados e servidores, depende, como se sabe, de aprovação de lei ordinária no Congresso Nacional. Por sua vez, a aprovação de norma dessa natureza depende de um nacional acertamento entre as forças políticas do Poder Executivo e do Poder Legislativo, isso depois de provocados pelo próprio Poder Judiciário, a quem compete a iniciativa legislativa do tema. Nota-se, disso, sendo até mesmo intuitivo, que o processo administrativo-político de criação de novas varas federais exige tempo, não sendo imediato ou não sendo tão célere quanto desejariam os Membros do Poder Judiciário e os Jurisdicionados que aguardam a prolação de decisões em seus processos.

Nesse contexto, surge a necessidade de os integrantes do Poder Judiciário criarem novos métodos ou novos caminhos de gestão de seus serviços administrativos e jurisdicionais. Surge, deveras, a necessidade de mudança, isto é, a necessidade de inovações. Antes, o magistrado apenas tinha a clara função de decidir conforme o direito, ou seja, podia deter-se na clássica função jurisdicional por excelência. Agora, era de uma sociedade desperta para seus direitos, e em cuja ordem constitucional vige o comando da "razoável duração do processo" (art. 5º, inciso LXXVIII, da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, incluído pela Emenda Constitucional n. 45/2004), o magistrado deve julgar com qualidade e em prazo razoável e, demais disso, deve envidar esforços para que os serviços administrativos de sua unidade judiciária sejam eficientes.

Outrossim, nos dias atuais, pode-se cogitar de que não é mais de fácil distinção as dimensões jurisdicionais e administrativas da função do magistrado; o que antes era exclusivamente jurisdicional, hoje, pode ter algum temperamento administrativo. Por exemplo, ao prolatar uma decisão interlocutória e determinar a intimação das partes, o magistrado pode optar por mais de uma forma de intimação, sendo uma delas mais eficiente, ou mais célere, ou mais adequada ao serviço cartorário de que dispõe o prolator da decisão; se restar escolhida a forma menos adequada, pode-se gerar atraso na prestação jurisdicional, ou seja, esta (prestação jurisdicional) estaria sendo afetada por uma dimensão administrativa que, agora, está claramente colocada na competência de gestão do magistrado.

Disso, surge a necessidade de inovar-se na realização da prestação jurisdicional, bem assim na gestão da função administrativa do Poder Judiciário.

A respeito, frisa a Professora Maria Elisa Macieira, no trabalho doutrinário "A mudança organizacional e a necessária implementação de práticas inovadoras de gestão no Poder Judiciário": "Manter permanentemente um ambiente favorável a mudanças para melhor é, na grande maioria das situações, árduo, incerto e de alto risco. Requer, além de liderança, muito esforço, persistência, dinamismo, coragem, criatividade, altruísmo, habilidade, audácia e várias outras qualidades. (...) Observamos que as possibilidades de melhorias na gestão e a adoção de soluções inovadoras são ilimitadas no Poder Judiciário. Apesar dos requisitos legais que regem essa atividade serem fatores inibidores, ainda assim podemos criar ambientes favoráveis e equipes motivadas para realizar suas atividades de forma eficaz e eficiente, tornando a entrega da prestação jurisdicional um motivo de orgulho e satisfação para aqueles que têm a honra de realizá-la." (Grifos nossos). (MACIEIRA, 2008).

2. Ambiente verificado na Vara Federal de Carazinho/RS

A Vara Federal de Carazinho/RS foi implantada em 18.5.2005. Nesse marco, recebeu da colenda Justiça Estadual, aproximadamente, 1.700 processos. No ano de 2005, considerados os mencionados processos recebidos da competência então delegada à Justiça Estadual, foram distribuídos 4.283 processos (média de 612 processos distribuídos por mês); em 2006, 4.398 processos (média de 366,50 processos distribuídos por mês); e, no ano de 2007, 4.893 processos (média de 407,75 processos distribuídos por mês). Logo, em menos de três anos de existência - maio de 2005 a dezembro de 2007 -, a Vara Federal de Carazinho/RS teve uma distribuição de 13.574 processos.

Por outro lado, a Vara Federal de Carazinho/RS apresentou a seguinte evolução em sua força de trabalho: em maio de 2005, possuía 09 servidores; em outubro de 2006, 19 servidores; e, em dezembro de 2007, 20 servidores.

O cotejo entre os elementos "movimentação processual" e "força de trabalho", na breve história de existência da Vara Federal de Carazinho/RS, revela que o segundo tem se mostrado insuficiente para fazer frente ao primeiro.

Essa conclusão, já verificada no ano de 2005, levou a Administração da Vara Federal de Carazinho/RS a buscar um método de trabalho que gerasse maior eficiência na execução das tarefas de sua competência.

Esse método de trabalho constituiu-se no SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS POR MEIO DE ROTINAS DE TRABALHO.

3. Padronização por meio de rotinas de trabalho

Frente ao conjunto formado pela elevada movimentação processual e pela insuficiência quantitativa da força de trabalho da Vara Federal de Carazinho/RS, sua Administração (juiz federal e diretor de secretaria), ainda no ano de 2005, verificou a necessidade de implementar um método de trabalho que tornasse mais eficiente a execução das tarefas da secretaria; que divulgasse as orientações já consolidadas de execução dessas tarefas; e que possibilitasse o registro dessas orientações. Na reflexão sobre tais fatores, chegou-se à idéia de se documentar, por escrito e em meio virtual, todas as orientações e procedimentos práticos que fossem estabelecidos na gestão da Vara Federal. Esses registros foram denominados de ROTINAS, que passaram a integrar o SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS POR MEIO DE ROTINAS DE TRABALHO.

O conteúdo das rotinas passou a ser haurido de diversas fontes: orientação dos magistrados; orientações do diretor de secretária; de procedimentos criados pelos supervisores de seção; e de discussões e debates travados nas diversas reuniões de trabalho realizadas mensalmente na Vara Federal, da qual participam os magistrados e todos os servidores, estagiários e voluntários. Quando verificada a necessidade, o diretor de secretaria reúne todas as orientações sobre determinado tema; debate com os colaboradores aos quais o tema interessa; redige a rotina que passará a regulá-lo; e comunica essa rotina aos magistrados. Depois, a rotina é numerada e divulgada a todos por meio de mensagens eletrônicas. Também é arquivada em um determinado diretório magnético que reúne todas as rotinas de trabalho da Vara Federal, que igualmente é de conhecimento de todos. Frise-se que qualquer colaborador da Vara Federal pode provocar o diretor de secretaria sobre a necessidade, ou não, de elaboração de determinada rotina de trabalho. Atualmente, a Vara Federal de Carazinho/RS possui 43 rotinas de trabalho. Para ilustrar, pode-se citar a Rotina n. 01, de 23.6.2005, que trata de procedimentos da seção de execução fiscal; a Rotina n. 02, de 23.6.2005, que trata do atendimento ao público; e a Rotina n. 11, de 3.4.2006, que trata dos procedimentos relativos às requisições de pagamento.

Essas rotinas são cotidianamente revisadas e controladas pelo diretor de secretaria, que é o agente operador do sistema, no que é auxiliado pela supervisora administrativa da Direção do Foro da Subseção; mas, igualmente, são as rotinas revisadas por todos os seus usuários.

Também é importante notar, neste ponto, que o conjunto das rotinas é  um sistema aberto, flexível e democrático. Assim como o sistema consolida o conhecimento de execução da Vara Federal e repassa esse conhecimento a todos, ele pode ser modificado a qualquer momento e por provocação de qualquer usuário, dês que isso se mostre necessário. Essa aludida flexibilidade decorre diretamente de sua própria concepção pela Administração da Vara Federal de Carazinho/RS; e vem sendo consolidada na sua operacionalização: as rotinas são discutidas de forma cotidiana; muitas já foram criadas; algumas já foram extintas; e seu repositório é apenas magnético, ou seja, não há consolidações impressas de rotinas. Como já se referiu, ficam elas arquivadas em um diretório magnético da rede de informática da Vara Federal, acessível a todos para consultas. Igualmente cabe frisar que todos os colaboradores (voluntários, estagiários, servidores e magistrados) são, ao mesmo tempo, usuários e criadores das rotinas. Apenas por uma questão de ordem do sistema, o único que pode alterá-las, depois de debatidas as mudanças, é o diretor de secretaria (podendo ser auxiliado pela supervisora administrativa).

Conforme mencionado, o sistema de rotinas vem sendo utilizado na Vara Federal de Carazinho/RS desde maio de 2005, momento de implantação dessa Unidade Judiciária. Todavia, em 26.5.2008, foi editada a Portaria n. 007/2008, que o instituiu oficialmente.

4. Sistema de rotinas como repositório de conhecimento

Atualmente, o conhecimento é fator essencial ao melhor desenvolvimento das organizações. As organizações que conseguem criar, acessar, gerir e divulgar o conhecimento entre seus colaboradores passam a deter um fator estratégico muito relevante para a execução de suas missões institucionais. Nesse sentido, por exemplo, doutrina o Doutor José Garcia Leal Filho, no livro "Gestão Estratégica participativa" (LEAL FILHO, pp. 25, 28, 41 e 46).

O sistema de padronização de procedimentos por meio de rotinas de trabalho ora apresentado tem a característica de funcionar como um repositório de conhecimento sobre o trabalho realizado na Vara Federal. Os conhecimentos teóricos aplicáveis ao trabalho e as experiências pragmáticas do cotidiano da Vara Federal podem ser registrados no sistema por todos os seus colaboradores, sejam voluntários, estagiários, servidores e magistrados, depois de compilados pelo diretor de secretaria e aprovados por aqueles últimos. Assim, produziu-se um repositório da memória do trabalho que vem sendo realizado na Vara Federal de Carazinho/RS desde maio de 2005.

Por outro lado, esse repositório de conhecimento tornou-se, até mesmo logicamente, um meio de aprendizagem, pois os colaboradores o consultam de forma cotidiana.

Também se percebeu que o sistema é uma ferramenta de treinamento de novos colaboradores muito eficiente. Fez-se a experiência de capacitá-los utilizando-se as rotinas documentadas na etapa inicial de treinamento. Isso tornou mais célere o aprendizado do colaborador que chega na Vara Federal para iniciar seus serviços.

Igualmente útil o sistema na retenção de conhecimento nos momentos nos quais os colaboradores deixam a Vara Federal, seja por remoção, vacância ou exoneração. Nesses momentos, os colaboradores que ficam e os novos que chegam encontram um ponto de referência importante para a continuidade dos trabalhos. A respeito, ensina o Doutor José Garcia Leal Filho: "A aprendizagem organizacional difere da individual em dois aspectos: o primeiro diz respeito à aprendizagem que ocorre mediante percepções, conhecimentos e modelos mentais compartilhados pelos indivíduos. Quando os principais tomadores de decisões na organização aprendem de forma coletiva e compartilham crenças, valores e objetivos, atendem às condições básicas para a aprendizagem organizacional. O segundo refere-se à memória organizacional, a qual é dependente de políticas e estratégias voltadas a reter o conhecimento existente na organização. Muito embora a memória dos indivíduos seja relevante para o bom funcionamento dos negócios na organização, há sempre o risco de se perder o conhecimento dos indivíduos quando estes saem da organização onde atuam." (Grifos nossos). (LEAL FILHO, p. 50).

5. Sistema de rotinas como meio de execução

Pode ser extraído do que já se referiu que, nestes novos tempos, o magistrado precisa ser um gestor efetivo do cotidiano de sua unidade judiciária para que os resultados de sua prestação jurisdicional atinjam a realidade. Isso significa que, ao magistrado, não basta mais apenas dizer o direito por meio da prolação de decisões; precisa ele estar comprometido com a estrutura material e humana que vai fazer essa decisão atingir a realidade. Se o juiz não tiver a sua disposição materiais e pessoas para levarem a jurisdição à Sociedade, sua atividade restará prejudicada ou maculada. Entende-se, por isso, que o magistrado precisa tutelar a execução - administrativa - das tarefas cotidianas de sua unidade judiciária a fim de que suas decisões sejam efetivas em prol da Sociedade. Frise-se que o termo "execução" é utilizado neste contexto no sentido de "realização", e não no seu sentido jurídico-processual clássico. Sobre o tema, ensinam Larry Bossidy e Ram Charan, no livro "Execução: a disciplina para atingir resultados": "Os líderes em uma cultura de execução elaboram estratégias que são mais roteiros do que fórmulas rígidas endeusadas em grandes livros de planejamento. Dessa forma, eles podem responder rapidamente quando o inesperado acontece. Suas estratégias são elaboradas para ser implementadas." (Grifos nossos). (BOSSIDY e outros, 2005, p. 17)."

Nessa conjectura, tem-se que o SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS POR MEIO DE ROTINAS DE TRABALHO funciona como um roteiro prático e específico de realização das tarefas cotidianas da Vara Federal, auxiliando, portanto, na execução mais eficaz delas. Exemplificando, se um servidor não realiza há algum tempo uma determinada tarefa que está delineada em uma rotina, pode, antes de executá-la, examinar a hipotética rotina que a regula. Na rotina, estará registrada a forma de realizar aquela tarefa que melhor se adapta à unidade judiciária considerada. Utilizando-a, o servidor poderá economizar tempo e energia que poderão ser destinadas à execução de outras tarefas.

Conclusão

I - Os Órgãos da Justiça Federal do Brasil possuem, de regra, uma movimentação processual elevada, que, também de regra, é superior à capacidade de sua força de trabalho.

II - Em razão disso, os Gestores da Justiça Federal devem estar abertos para a mudança em geral e para novos métodos de gestão de seus serviços jurisdicionais e administrativos.

III - Um SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS POR MEIO DE ROTINAS DE TRABALHO, como o ora exposto, pode auxiliar o Gestor da Justiça Federal a instituir uma administração mais eficiente.

IV - Nesse contexto, um SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS POR MEIO DE ROTINAS DE TRABALHO, como o ora exposto, pode induzir ou auxiliar na busca dos seguintes resultados: tornar mais eficiente a execução (no sentido não-jurídico de "realização") das tarefas da unidade judiciária; divulgar as orientações e as formas já consolidadas e testadas de execução dessas tarefas; possibilitar a guarda e o registro dessas orientações e formas já consolidadas e testadas de execução, formando um repositório da memória administrativa dos procedimentos da unidade judiciária; e possibilitar a existência de um repositório de conhecimento que auxilie a aprendizagem organizacional na unidade judiciária.

Referências bibliográficas

BOSSIDY, Larry; CHARAN, Ram; BURCK, Charles. Execução: a disciplina para atingir resultados. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.

LEAL FILHO, José Garcia. Gestão Estratégica participativa. Curitiba: Juruá, 2007.

MACIEIRA, Maria Elisa. A mudança organizacional e a necessária implementação de práticas inovadoras de gestão no Poder Judiciário. Revista de Doutrina da 4ª Região, Porto Alegre, n. 22, fev. 2008. Disponível em: http://www.revistadedoutrina.trf4.gov.br/artigos.

Nórton Luís Benites por Nórton Luís Benites
Juiz Federal da Vara Federal de Carazinho/RS.

mais artigos deste autor»