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IBRAJUS - Instituto Brasileiro de Administração do Sistema Judiciário

Revista On-line

AVALIAÇÃO, PRESERVAÇÃO E ELIMINAÇÃO DE PROCESSOS JUDICIAIS: AUTOS FINDOS NA JUSTIÇA FEDERAL

1. Introdução

A Resolução nº 217 do Conselho da Justiça Federal, de 22.12.1999, disciplinou o Programa de Gestão de Documentos da Administração Judiciária da Justiça Federal de 1o e 2o graus, com base no art. 216, § 2º, da Constituição Federal de 1988 e o art. 20, da Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. De acordo com esta Resolução as unidades de arquivo existentes nos órgãos deverão coordenar a gestão de documentos e serem responsáveis pela avaliação documental, pela organização do acervo arquivístico à instituição e pelo acesso aos documentos sob sua guarda.

O arquivo é um órgão receptor da documentação produzida por órgãos governamentais, entidades particulares ou pessoas. É conhecido como “depósito de cultura” por conter documentos importantes para o conhecimento do passado histórico e a compreensão da história do presente. Para fins de arquivamento, os documentos da Administração Judiciária são classificados em três tipos: a) correntes – são aqueles que estão em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objetos de consultas freqüentes; b) intermediários – são os documentos de uso corrente nas áreas emitentes e aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. c) permanentes – são os documentos de valor histórico, probatório, de garantia de direitos, fonte de pesquisa e de informações que devam ser definitivamente preservados.

A Resolução 217/99 determinou, também, a criação de Comissões Permanentes de Avaliação Documental no Conselho da Justiça Federal, nos Tribunais Regionais Federais e Grupos de Avaliação de Documentos nas Seções Judiciárias, os quais deverão se reportar às Comissões referidas. O § 3o, do artigo 4o, da Resolução, prevê a competência dos Grupos de Avaliação de Documentos: a) propor o descarte de documentos com base na Tabela de Temporalidade, por iniciativa própria ou por sugestão das unidades administrativas das Seções Judiciárias; b) aprovar o Termo de Eliminação elaborado pela unidade de arquivo das Seções Judiciárias; c) acompanhar os procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos contemplados no Termo de Eliminação; d) propor à Comissão alterações no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade.

2. Finalidade da Gestão Documental

Os documentos são considerados patrimônio público, tanto no sentido administrativo quanto do ponto de vista cultural, e, por isso, o Poder Judiciário tem o dever de zelar por eles e propiciar o seu acesso, de modo a assegurar o direito à informação para a sociedade, garantido pela Constituição Federal, no inc. XXXIII, do artigo 5o. A Carta Magna estabelece, ainda, nos incisos III e IV, do artigo 23, a competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios para proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural.

No intuito de rever a situação dos arquivos judiciais, cujo desarquivamento de processos em tempo hábil era uma meta difícil de ser alcançada, em virtude dos métodos ineficientes de guarda e conservação e pela precariedade das condições existentes, o Conselho da Justiça Federal traçou diretrizes para a implementação do Programa de Gestão Documental, instituindo a Comissão Técnica Interdisciplinar de Gestão de Documentos Arquivísticos, através da Portaria nº 159/1998, com o propósito de elaborar um programa para aperfeiçoar os arquivos da Justiça Federal. Especialmente para a gestão de autos findos, a necessidade de selecionar documentos está voltada para: a) reduzir a massa documental; b) reduzir custos administrativos; c) acesso seguro à informação para a área administrativa; d) agilizar a recuperação das informações; e) disponibilizar o acervo à sociedade; f) melhorar a conservação dos documentos de guarda permanente; g) melhorar a eficiência administrativa; h) liberar espaços físicos; i) incrementar recursos de pesquisa; j) reduzir o volume do acervo para agregar valor à informação e facilitar seu uso. (vide Revista do Centro de Estudos Judiciários, Brasília, n.21, p.68-75, abr./jun. 2003).

O aspecto financeiro também merece destaque. A Justiça Federal é uma instituição nova, já que foi criada em 1890, extinta em 1937 e recriada em 1966. Estatísticas indicavam que na segunda fase da Justiça Federal ingressaram 13.263.606 processos, a maioria em andamento, que se somariam aos já arquivados. Considerando o volume médio de 10 centímetros por processo haveria 1.326.360,6 metros lineares ou 1.326 quilômetros de ações para arquivamento. O Conselho Nacional de Arquivo - CONARQ recomenda a destinação de 170m2 para armazenar 1.000 metros lineares de documentos. Portanto, somente para guardar os processos judiciais da Justiça Federal de 1ª Instância, seriam necessários 225.481m2 de área construída para depósitos, o que, em 2003, alcançava o montante de R$ 138.471.600,00 (cento e trinta e oito milhões, quatrocentos e setenta e um mil e seiscentos reais). A projeção evidenciou que se não fossem tomadas providências com relação à eliminação de processos, no prazo de dois anos, não haveria mais espaço suficiente para guarda de todo o acervo processual.

3. Programa de Gestão Documental na Justiça Federal

Pesquisas realizadas nos arquivos da Justiça Federal

nos anos de 1996, 1998 e 2001 indicaram uma série de problemas organizacionais e estruturais relacionados a processos julgados após 1967, somados aos sobrestados ou arquivados provisoriamente e aos documentos relativos à primeira fase da Justiça Federal. Em muitos casos, foram encontrados autos findos arquivados nas varas e turmas, acarretando uma crescente necessidade de ampliação de espaços físicos, com a construção de novos prédios, pois, muitas vezes, eram inadequados e insuficientes para a guarda de autos findos, com problemas de rachaduras, de infiltrações, de iluminação, de umidade, de ventilação inadequada, sem equipamentos de segurança contra incêndio e com presença de agentes poluentes.

Outro ponto verificado foi a falta de recursos humanos com qualificação adequada para os arquivos judiciais, aliada a falta de recursos materiais, equipamentos, mobiliários e sistemas informatizados. Os servidores trabalhavam sem equipamentos de proteção como luvas, máscaras, jalecos, provocando doenças respiratórias e de pele, devidamente comprovadas pelos serviços médicos das instituições. Finalmente, concluindo a pesquisa efetuada, não existiam normas, manuais e instrumentos de gestão documental, planos de classificação de documentos, guias de remessa de autos findos das varas para os arquivos, métodos de recuperação dos documentos e critérios de eliminação.

Dessa maneira, o Conselho da Justiça Federal instituiu a Comissão Técnica Interdisciplinar, editando, após estudos, a Resolução 217, de 22.12.1999, a qual disciplinou o Programa de Gestão de Documentos da Administração da Justiça Federal de 1º e 2º graus. O programa incluiu a normatização de um conjunto de medidas de gestão documental e a criação de Comissões Permanentes de Avaliação Documental em todas as instituições da Justiça Federal, cuja competência prioritária é a seleção de documentos de valor histórico para a guarda permanente e o descarte de documentos com base nas tabelas de temporalidade. No intuito de destacar a importância da gestão de documentos em nível institucional e como estratégia de desenvolvimento dos profissionais que atuam nos arquivos, o Centro de Estudos Judiciários realizou o 1º Fórum de Arquivos do Poder Judiciário, em 1998 e o Seminário sobre Arquivos e Documentos Eletrônicos, em 2001, no Centro Cultural da Justiça Federal no Rio de Janeiro.O maior desafio dessa Comissão era estabelecer critérios para a guarda e eliminação de autos findos e encontrar o embasamento legal para implementar a medida.

4. Embasamento Legal

A destruição de processos findos era disciplinada pelo art. 1.215, do CPC. No entanto, esse dispositivo foi suspenso pela Lei nº 6.246, de 1975, até a edição de lei específica sobre a matéria. A Lei 8.159/91, ao dispor sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, caracteriza-se como lei especial a normatizar a eliminação dos feitos judiciais. Ela revoga de forma tácita o art. 1.215 ao disciplinar a gestão de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do DF e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias (Art. 7o). O Decreto 2.942, de 18.01.1999, complementa a referida lei. O art. 20 da Lei 8.159/91 faz referência expressa aos processos judiciais, ao dispor que: Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal, no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Como os processos judiciais são os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário no exercício de suas funções, fica claro que a Lei 8.159/91, respalda a eliminação de autos findos. O legislador menciona que a gestão envolve atos de guarda e de disposição no artigo 9º da referida Lei. Esse entendimento foi encaminhado como consulta à Casa Civil da Presidência da República, a qual afirmou que a autorização para eliminar autos era matéria legal, mas sua regulamentação ficava na esfera dos regimentos internos de cada tribunal.

Em 22.12.1999, foi publicada a Resolução nº 217, do CJF, que disciplinou o Programa de Gestão de Documentos da Administração Judiciária da Justiça Federal de 1o e 2o graus. Posteriormente, foi editada a Resolução 359/2004, do CJF, que estabeleceu a política de gestão de ações judiciais transitadas em julgado e arquivadas na Justiça Federal, definindo os parâmetros para a eliminação de autos findos. Com base nesta Resolução todos os TRFs e Seções Judiciárias do país já poderiam começar a eliminar os processos acumulados em seus arquivos. Posteriormente, as Resoluções do CJF 359/04 393/04, complementaram a matéria.

5. Ações de Guarda Permanente

O artigo 2º da Resolução 393/04, determina que são de guarda permanente as ações criminais, as ações coletivas, as ações condenatórias sem execução e as Inominadas que versem sobre Direito Ambiental, desapropriações, privatizações, direitos indígenas, direitos humanos, tratados internacionais, e as que constituírem precedentes de súmulas. O § lº, do artigo 2º, da aludida Resolução, ainda considera como guarda permanente as ações pertencentes ao período de 1890 a 1937, correspondentes à 1ª fase da Justiça Federal, e as da segunda fase até o ano de 1973. Justifica-se a manutenção destas ações no arquivo judicial em virtude da conclusão de estudos realizados de que a Teoria Geral do Processo, o Código de Processo Civil e as atuais competências da Justiça Federal, não são adequados para definir os critérios necessários para eliminar as ações daqueles períodos. Naquela época também não existiam ações repetitivas, como hoje ocorre na Justiça, e eram muito diferentes das que estão sendo arquivadas atualmente, pois se encontravam sob a égide de outro CPC. Ademais, os processos existentes na primeira fase da Justiça Federal ainda podem ser avaliados por historiadores para seleção daqueles que deverão ser preservados por suas peculiaridades históricas.

A Resolução nº 393/2004, que alterou a nº 359/2004, determina que a guarda do documento deverá garantir sua autoria, integridade e tempestividade e as unidades arquivísticas responsáveis por estes documentos deverão elaborar índices sistemáticos em ordem cronológica e alfabética, utilizando o sobrenome das partes, disponibilizados via internet, através dos sites do CFJ, nos TRFs e nas Seções Judiciárias, a fim de facilitar a consulta pelas partes interessadas. Além dos critérios para seleção de autos findos para guarda permanente já mencionados, ainda será preservada uma amostra representativa do universo dos julgados, obtida com base em fórmula estatística definida no anexo III da Resolução nº 359/2004 (parágrafo único do art.4º).

A preservação de documentos históricos é uma obrigação legal do Estado, assim como é a disponibilização dessas informações à sociedade. Esta é a vantagem social: preservação da memória institucional e do patrimônio público e cultural da sociedade. O Decreto nº 1799, de 20/01/1996, regulamentou que a eliminação de documentos produzidos por instruções públicas, somente poderia ser efetivada mediante autorização da instituição arquivística pública na esfera de sua competência.A Lei nº 8.159, de 09/01/191, buscou regulamentar o § 2º, do art. 216, da Carta Magna, mas não contém critérios objetivos para identificação do valor cultural dos documentos públicos. Em seu artigo 10 declara que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

6. Fluxo para Seleção de Autos Judiciais

A referida norma, instituiu em seu artigo 3º, uma Tabela de Temporalidade das Ações Transitadas em Julgado da Justiça Federal de primeiro e segundo graus para ser observada pelo Grupo Permanente de Avaliação (anexo I da Resolução). Nenhum processo poderá ser eliminado sem antes cumprir seu prazo de validade. Por esta razão, as tabelas de temporalidade determinam o tempo mínimo de guarda de cada espécie documental e devem ser revistas periodicamente para englobar eventuais documentos criados e não contemplados inicialmente na sua elaboração, a fim de buscar melhores formas de ordená-los e guardá-los para facilitar a recuperação das informações pela própria instituição e partes interessadas.

Os requisitos principais para a eliminação de autos processuais são:serem autos findos e com os prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade, devidamente cumpridos;não serem considerados de guarda permanente, de acordo com os critérios estabelecidos na Resolução nº 359/2004;não existir em tramitação Ação Rescisória da sentença proferida.

7. Tabela de Temporalidade

A tabela prevista pela Resolução nº 359/04 do CJF contém os prazos previstos para as ações transitadas em julgado arquivadas na Justiça Federal.Essa tabela é um roteiro da triagem que sofrerão os processos ao longo de sua existência, seguindo um fluxo, separado por fases. - 1ª fase: “Tipo de Feito” será verificada, por meio do pedido, a natureza do feito: cautelar, cognitiva, executiva, especial ou de embargos.- 2ª fase: descobrir a espécie do feito. Normalmente, a espécie da ação é expressa logo no início da petição.- 3ª fase: é a do “Provimento Demandado”. Verifica-se através do pedido somente a ação de conhecimento, porque estas subdividem-se em diferentes tipos de provimentos demandados: declaratório, constitutivo ou condenatório.- 4ª fase: será verificado se o juiz acolheu ou não o pedido do autor. Apenas as ações executivas estão excluídas dessa fase. - 5ª fase: será observado se o juiz se pronunciou sobre a “Análise do Mérito” para as ações que não foram acolhidos os pedidos, exceto em relação às cautelares, pois estas só comportam julgamento de mérito em pedido não acolhido, nos casos em que é reconhecida a prescrição ou a decadência. - 6ª fase: refere-se ao “Processo Vinculado” para as ações cujo prazo de guarda pode ser definido pela existência de um outro processo. É o caso das ações cautelares com pedido acolhido ou não (sem julgamento de mérito), das ações condenatórias com pedido acolhido e ações executórias. Deve-se atentar para estes feitos, uma vez que sua destinação pode estar vinculada a uma outra ação. é determinação do “Prazo de Guarda”. A regra geral é que todas as ações que não tiveram análise de mérito e não estão ligadas a outros feitos sejam guardadas apenas durante o prazo precaucional. As demais seguirão o “Prazo da Rescisória + prazo precaucional”, seja da sentença que as extinguiram ou da sentença que extinguiu as ações a elas vinculadas.- 8ª fase: é a “Destinação” dos processos sujeitos à eliminação e os que deverão ser guardados permanentemente.O caminho a seguir serve como parâmetro para a avaliação dos autos findos e decisão de guarda permanente ou eliminação.

8. Procedimentos Finais Para Eliminação de Autos Findos

O art. 5º, da Resolução do CJF, faculta ao magistrado que atuou no processo, formular uma proposta fundamentada para sua guarda definitiva. O grupo responsável pela avaliação de autos findos do arquivo judicial deverá
publicar amplamente a listagem dos processos a serem excluídos para que o
magistrado possa formular a proposta de guarda. Mais uma vez, a norma estabelece que as partes interessadas nos processos poderão requisitar os autos que serão eliminados para guarda particular, às suas expensas, por meio de petição ao diretor da unidade administrativa a qual o arquivo está subordinado (parágrafo único do art. 6º). O art. 6º determina a publicação de edital de eliminação de autos findos transitados em julgado, contendo o nome das partes e o número do processo, suas respectivas datas de distribuição e de arquivamento definitivo, publicado com antecedência de 45 dias da data prevista para o efetivo descarte.

Frisa a Resolução que a eliminação das ações judiciais transitadas em julgado deverá observar critérios de preservação ambiental, a qual será levada a efeito, preferencialmente, por meio da reciclagem do material descartado. Sob esse ângulo, todo material eliminado seria entregue à Prefeitura da respectiva cidade, para ser picotado e encaminhado a uma instituição social conveniada àquele órgão (art. 9º, da Resolução nº 359/2004).

9. Eliminação de Ações Judiciais na Justiça Federal do Paraná

A Resolução nº 359/2004 foi, primeiramente, aplicada nos arquivos do TRF da 4ª Região e em suas Seções Judiciárias, como piloto nacional de implantação da referida norma, a fim repassar as informações necessárias para elaboração de um manual pela Comissão Interdisciplinar para Gestão de Documentos da Justiça Federal, que funciona sob a coordenação do Conselho da Justiça Federal, com a participação dos cinco TRFs, no qual constariam as orientações para aplicabilidade das determinações previstas na Resolução. No intuito de elucidar quaisquer dúvidas que os membros encarregados de implementar o processo de eliminação pudessem ter, cada Seção Judiciária da 4a Região designou Juízes Consultores. A primeira etapa para implementar o trabalho foi a abertura de um processo administrativo, para registrar todos os atos praticados pelo Grupo de Avaliação e atestar, no futuro, que todos os cuidados em relação ao documento judicial foram devidamente observados e, ainda, para informar as situações em que o magistrado designado solucionou as dúvidas surgidas no decorrer do trabalho.

O resultado de algumas eliminações efetuadas pela 4a Região, após as publicações das Resoluções do CJF, foi de 51.641 processos findos e mais 18.377 precatórios.

11. Conclusão

A Gestão Documental estabelece uma reorganização dos documentos e possibilita o controle da informação que tramita na organização, permitindo a apropriação do conhecimento institucional. Considerando que a informação está na base da geração do documento escrito, que é produzido em larga escala na Justiça Federal e acumula em grandes acervos no arquivo judicial, sem uma gestão de documentos pré-determinada, torna-se ineficaz e custoso para a Instituição. Além disto, permite que no levantamento de processos arquivados sejam constatadas situações irregulares, como em várias ações criminais arquivadas que possuíam materiais apreendidos, sem definição do Juízo sobre sua destinação. Também em vários processos cíveis que possuíam depósitos judiciais não levantados pela parte interessada ou repassados para a União. Por último, convém ressaltar que esse trabalho, também, foi responsável pela localização de muitos processos, aparentemente perdidos dentro do arquivo judicial.

Elaine Aparecida da Silva Rossi por Elaine Aparecida da Silva Rossi
Bacharel em Administração de Empresas pela Universidade Federal do Paraná, bacharel em Direito pelas Faculdades Integradas Curitiba e pós-graduada no curso de Política Judiciária e Administração da Justiça pela Pontifícia Universidade Católica de Curitiba.

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