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IBRAJUS - Instituto Brasileiro de Administração do Sistema Judiciário

Revista On-line

A GESTÃO DE CONHECIMENTO COMO FORMA DE APRIMORAR A JURISDIÇÃO NOS TRIBUNAIS

O objeto deste estudo é o desenvolvimento de um método para gerar um banco de dados por competências no Tribunal Regional Federal da 4ª Região, baseado nas necessidades de conhecimentos, nas habilidades e nas práticas profissionais dos servidores, quando da análise dos processos da área previdenciária em tramitação.

O método consiste no mapeamento das competências individuais, dos conhecimentos mensuráveis percebidos dos servidores e das suas experiências profissionais, tudo a ser armazenado em um Banco de Dados que, disponibilizado, via intranet, possibilitará uma troca de informações e o compartilhamento dos conhecimentos, visando uma efetiva, eficiente e eficaz realização dos trabalhos de cada servidor.

Inicialmente, o interesse na criação deste projeto nasceu do crescimento vertiginoso verificado nas demandas judiciais nos últimos tempos, particularmente na jurisdição federal, além do acúmulo de processos nos gabinetes previdenciários, fatos esses que tem preocupado insistentemente magistrados e servidores ocupados, direta ou indiretamente, na árdua tarefa de prestar jurisdição, o que impõe uma intensificação no ritmo do trabalho a ser realizado.

Verificou-se, também, uma certa dificuldade na análise dos processos, devido ao grau de complexidade dos assuntos que se apresentam para o julgamento, necessitando-se, muitas vezes, de informações sobre outras áreas do conhecimento, totalmente diversas ao Direito. Em razão disso, buscam-se informações que dificilmente são encontradas em pesquisas pela internet e, quando encontradas, não proporcionam a certeza se são precisas e corretas.

Segundo os autores que foram pesquisados para este estudo e as experiências positivas das empresas e órgãos da administração pública que utilizam os métodos de Gestão do Conhecimento ( Ex.: Banco do Brasil, Caixa Econômica Federal. Serpro, Petrobrás, etc), verificou-se que todas têm obtido bons resultados. A partir daí, constatou-se a necessidade de promover no Tribunal, a criação do conhecimento, em vez de controlá-la, visando romper com as posturas ultrapassadas nas atividades de desenvolvimento e prestação de serviços, bem como para obter a otimização de resultados.

Concluiu-se, também, que nessas organizações que estão se inserindo na Gestão do Conhecimento é comum às pessoas engajarem-se na aplicação dos projetos coletivos da empresa, por reconhecerem neles aquilo que atualmente elas mais valorizam: a oportunidade de carreira, a gestão do desempenho, a delegação de responsabilidade, a autonomia e a ética nas relações. Alguns chamam esse processo de capacitação para o conhecimento um conjunto geral de atividades organizacionais que afetam de maneira positiva a criação de conhecimento.

O estudo é uma tentativa de estimular os servidores a fazerem um excelente trabalho, compartilhando seu conhecimento entre todos e, convertê-lo em algo que a instituição possa utilizar, beneficiando-se num todo. E, sendo o Tribunal Regional Federal da 4ª Região uma organização essencialmente baseada no conhecimento de seus integrantes, o que determina a necessidade de um investimento permanente na geração e difusão desse conhecimento, como condição indispensável para fazer frente às crescentes demandas da Sociedade.

Dentro deste contexto, pretendeu-se demonstrar que a criação de um Banco de Dados e a sua utilização como instrumento de pesquisa na resolução de dúvidas oriundas da análise de processos e tarefas, resultará em uma maior integração dos servidores, facilitando os relacionamentos e as conversas, assim como o compartilhamento do conhecimento individual em toda a organização, estimulando a criatividade e o comprometimento entre os mesmos, bem como a rapidez na obtenção das informações e a segurança da fonte de pesquisa. Possibilitar-se-á, desta forma, que o conhecimento de cada um possa ser convertido em algo que a instituição possa utilizar em benefícios de todos. Desta forma, o conhecimento, essa importante fonte de poder, não ficará restrito ao controle de poucos, e sim compartilhado entre todos.

O Banco de Dados poderá, também, servir de instrumento valioso na colocação das pessoas certas nos locais certos, com as informações dos conhecimentos e das habilidades esperadas de cada servidor, uma vez que cada unidade da instituição organizacional e cada posto de trabalho possuem características próprias e devem ser ocupados por profissionais que apresentem um perfil de competência específico para o exercício daquela função. Também permitirá flexibilizar o uso do quadro de servidores, oportunizando o desenvolvimento profissional e pessoal dos mesmos.

Este projeto tem como foco, num primeiro momento, os gabinetes previdenciários, para a troca de informações e/ou a indicação de fontes de pesquisa, de forma a atender as necessidades de informações para análise jurídica dos processos previdenciários, podendo, em um outro momento, ser estendido aos demais gabinetes.

Entende-se que o funcionário é o grande diferencial para a obtenção da eficiência e agilidade nos trabalhos. Uma instituição pública deve se preocupar pela qualidade de vida de seus servidores, investir e motivar o desenvolvimento de seu capital humano. Servidores capacitados se sentem mais motivados e satisfeitos. A conseqüência direta disso é a maior produtividade no setor público. Valorizar o conhecimento do servidor ajuda no aumento da sua auto-estima, gera uma maior segurança profissional e, por fim, resulta em uma atitude mais positiva diante dos seus desafios profissionais.

O que ajudaria a consolidar uma política de aprendizado constante, com o reconhecimento institucional da necessidade de investir no capital intelectual, e por conseguinte, na geração e compartilhamento do conhecimento. Cada indivíduo, por sua vez, seria estimulado a procurar sempre o seu auto-desenvolvimento, com ganhos pessoais e institucionais perceptíveis.

Num primeiro momento, a idéia é implantar o método para gerar um Banco de Dados sobre gestão por competências nos gabinetes previdenciários, servindo esse de modelo para que, futuramente, se estenda a toda instituição.

Fez-se uma classificação das habilidades e experiências profissionais dos servidores de um Gabinete Piloto, para a definição do modelo do Banco de Dados, conforme quadro abaixo.

CLASSIFICAÇÃO DO CONHECIMENTO

Área do Conhecimento (1)

Área do Conhecimento (2)

Especificações

Identidade do Servidor + nome, ramal, lotação, e-mail

1. Psicologia

1.1.Toxicologia

1.2. Alcoolismo

1.1.1. Dependência Química

Graduação

Pós-graduação

Experiência Profissional

2. Assuntos Bancários

2.1. Empréstimos

2.2. FGTS

2.3. Aberturas de Contas

Graduação

Pós-graduação

Experiência Profissional

3. DRH

3.1. Processo Administrativo de Servidor

Graduação

Pós-graduação

Experiência Profissional

4. Penal

4.1. Empresarial

4.2. Ciências Criminais

Graduação

Pós-graduação

Experiência Profissional

5. Matemática

5.1. Fundamental

5.2. 1° e 2° grau

Graduação

Pós-graduação

Experiência Profissional

6. Física

6.1. Dinâmica

6.2. Movimentos

6.3. Eletricidade

6.4. Ótica

6.2.1 MRU

6.2.2. MRUA

6.2.3. MCU

Graduação

Pós-graduação

Experiência Profissional

7.Química

7.1. Geral

7.2. Elemento Químico

7.2.1 Classificação

7.2.2. Propriedades

7.2.3. Tabela Periódica

Graduação

Pós-graduação

Experiência Profissional

8. Arquivo - TRF4

8.1. Acervo Histórico

8.2. Gestão Documental

8.3. Memória TRF4

8.3.1. Projetos de resgate da memória do TRF4

Graduação

Pós-graduação

Experiência Profissional

9. Imobiliário

9.1. Jurídico

9.1.1. Aluguéis

9.1.2. Administração de Condomínios

Graduação

Pós-graduação

Experiência Profissional

10. Pesquisa Acadêmica

10.1 Centro Acadêmico

PUC/RS

Graduação

Pós-graduação

Experiência Profissional

Quadro 1: Classificação do conhecimento

No gabinete que serviu de modelo já existe a troca de informações e de conhecimentos entre seus funcionários. Visando a solução das dúvidas suscitadas sobre alguns assuntos na apreciação dos processos. Essa experiência tem sido muito positiva, uma vez que o fluxo de informações é rápido e imediato, sem a necessidade de pesquisar na internet e ter de navegar em busca da certeza da informação, facilitando sobremaneira a execução dos trabalhos, mesmo que as variações não sejam muitas em relação a capacitação de seus funcionários, têm-se obtido resultados bastante satisfatórios. Imagina-se um grupo bem maior, com todos os participantes engajados num espírito de equipe.

O que se observa é que o instrumento, sendo aberto para um maior número de pessoas, com competências em várias áreas, terá um campo de conhecimentos muito mais abrangente, com muitas opções para consulta e, portanto, com troca de informações muito maior, facilitando sobremaneira a resolução dos casos mais complexos que se apresentam, preenchendo desta forma as lacunas existentes em relação ao desconhecimento dos servidores em determinados assuntos que são tratados nos seus respectivos gabinetes.

Este programa prevê para sua implementação a criação de duas ferramentas básicas: o Banco Interno de Competências (BIC) e o Banco Interno de Talentos (BIT).

Atualização e alimentação do Banco Interno de Competências (BIC): O BIC é um banco de dados informatizados que armazena informações atualizadas sobre competências dos servidores para o compartilhamento do conhecimento, de forma a atender as necessidades de informações na análise jurídica dos processos previdenciários, bem como para a utilização da organização em suas atividades onde se fazem necessárias pessoas com conhecimentos, habilidades e práticas profissionais específicas. Obtêm-se através do BIC as informações individuais dos servidores, como nome, cursos e experiências profissionais, ramal e lotação.

O banco de dados (BIC) é alimentado e atualizado a partir das informações lançadas em outro banco de dados (BIT) - Banco Interno de Talentos - pelo próprio servidor, as quais serão confirmadas pelo DRH do TRF4, com base nas averbações feitas documentalmente pelos servidores neste setor.

O uso do Banco Interno de Talentos (BIT): O BIT é um banco de dados que serve para que o próprio funcionário disponibilize suas informações pessoais, de modo a tornar conhecidas suas habilidades e experiências profissionais, bem como a confirmação do seu interesse em divulgar seus dados para compartilhar com os demais servidores. Após comprovação dessas informações pelo DRH, se terá a liberação das mesmas para o BIC.

Para utilização do Banco de Dados BIC: os dados informados no BIT e confirmados documentalmente na DRH, serão disponibilizados na intranet, através do BIC, que programadas pelo cruzamento de palavras-chaves, como digitar apenas a área de interesse e/ou assuntos de interesse, aparecerão todas as possibilidades a respeito daquela área pesquisada. Quanto mais específicas forem às solicitações sobre determinado assunto que se deseja informações, mais precisas e determinantes serão as possibilidades de obtenção de resultados.

Por exemplo: digita-se a palavra "química" no campo de pesquisa do BIC. Automaticamente são buscadas todas as opções de conhecimentos nessa área (Quadro 1), e todos os servidores com seus respectivos ramais e lotação, que tenham o conhecimento, ou seja, que possuam formação com graduação, especialização ou outro curso relevante nessa área, bem como a experiência profissional na matéria desejada, aparecerão com fontes de informações possíveis de aproveitamento para o trabalho para o qual se está realizando a pesquisa.

Ambos os sistemas - BIC e BIT - mostra-se de pouca complexidade, fácil de ser executado pela Informática do Tribunal. O uso dessa ferramenta servirá de instrumento para pesquisa das competências dos servidores, como auxílio na elaboração de minutas de Relatório/Voto nos processos previdenciários, além de comparar o conhecimento, as habilidades e as atitudes do perfil ideal para determinada unidade, com os perfis individuais dos servidores do Tribunal.

Espera-se, pois, com a adoção deste instrumento de pesquisa, que os servidores dos gabinetes previdenciários procurem solucionar as suas dúvidas utilizando o Banco de Dados (BIC) na busca de informações e/ou na procura de indicações para pesquisas, e assim, no mais curto espaço de tempo, encontrem as informações para solução de um caso concreto em litígio e, conseqüentemente, obtenham um aumento da produtividade e uma melhoria na qualidade de suas tarefas. Dessa forma se estará "globalizando" o conhecimento local, através de uma base de dados que contenha informações das experiências e das práticas profissionais dos funcionários do TRF4.

Esse Processo de Capacitação para o Conhecimento passa pelas seguintes fases: ANÁLISE DO PROCESSO Þ PROBLEMA Þ BANCO DE DADOS Þ CONHECIMENTO Þ ÞINFORMAÇÃO Þ RESULTADO

Acredita-se que, com um maior número de fontes e de alternativas armazenadas no Banco de Dados, como se está propondo através do BIC e BIT, obter-se-á mais facilidade na solução das dúvidas que surgirem ao longo das atividades.

Convém salientar que, a partir deste estudo, confirma-se que o sucesso das organizações modernas depende, e muito, do investimento nas pessoas, com a identificação, aproveitamento e desenvolvimento do capital intelectual disponível.

Além disso, o servidor adquirirá, com a adoção desta prática, uma maior produtividade nas suas tarefas, já que poderá disponibilizar um amplo espectro de conhecimentos, resultado do somatório do conhecimento individual dos seus colegas de trabalho.

Portanto, a sua implementação visa uma maior satisfação no trabalho, valorização pessoal e profissional, desenvolvimento permanente, gestão participativa e trabalho em equipe, ajudando a minimizar este cenário desafiador com o qual nos deparamos. O compartilhamento do conhecimento, direcionado pela chamada gestão do conhecimento, proporcionará também ao servidor melhorar a qualidade do seu trabalho e, ao mesmo tempo, captar o conhecimento de cada um e convertê-lo em algo que a instituição possa utilizar. Assim o conhecimento, essa importante fonte de poder, deixará de restringir-se ao controle de poucos, e passará a ser compartilhado entre todos.

Conclui-se que a oportunidade deste projeto baseia-se na necessidade de acesso às informações técnicas de diferentes áreas, quando da análise de processos e tarefas, uma vez que, a busca de informações por outras vias acarreta prejuízos à celeridade processual, conflitando com o objeto principal proposto pela administração, e com o interesse da sociedade em geral, que clama por seus direitos.

Além disso, a valorização e a integração das pessoas beneficiará a própria instituição, que acaba recebendo em troca maior dedicação e comprometimento por parte de todos os envolvidos. Como resultado espera-se uma melhor prestação de serviços, com oportunidades para o desenvolvimento pessoal e profissional dos servidores.

O projeto poderá despertar maior flexibilidade nas pessoas, que estarão mais abertas para interagir umas com as outras, ficando com uma visão mais abrangente sobre a organização e sua própria atividade, inclusive buscando novos conhecimentos e aprofundando os estudos por sua própria iniciativa, evitando, sobremaneira, a acomodação do servidor e a insatisfação pessoal.

Trata-se de um projeto sem custo algum para instituição, necessitando, basicamente, da tecnologia de informação e dos recursos humanos disponíveis no TRF/4ªR. A dificuldade maior para a sua implantação será obter o comprometimento dos servidores no sentido de permitir a divulgação para acesso de toda a instituição de suas habilidades e conhecimentos pela intranet, e a colaboração de cada um para transmitir e compartilhar o seu conhecimento com os demais integrantes da equipe do TRF da 4ª Região.

Trata-se, portanto, de um trabalho de equipe. Toda a organização deverá trabalhar e engajar-se num mesmo propósito, para que a estratégia seja implementada com sucesso.

Nesta perspectiva e valendo-se da mais moderna e atual visão de gestão pública, foi a idéia de criar esse método, que através de um instrumento, facilite a troca de conhecimentos e informações entre servidores, conforme foi observado nessa pesquisa, através das experiências em empresas que implementaram a Gestão do Conhecimento e obtiveram resultados positivos. Além disso, a utilização do procedimento aqui sugerido poderá, também, proporcionar uma publicidade positiva ao Tribunal, tornar-se um referencial na melhoria da Gestão Pública, em decorrência da rapidez na solução dos processos em litígio e, conseqüentemente, na satisfação da população em geral.

MARÍLIA FERREIRA LEUSIN por MARÍLIA FERREIRA LEUSIN
Formação superior: Graduação em Ciências Jurídicas e Sociais pela PUC/RS Pós-graduação em Administração Pública pela UFRGS Técnica Judiciária no TRF/4ª Região (Supervisora da Divisão de Processamento na Secretaria da 5ª Turma - Previdenciária)

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