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IBRAJUS - Instituto Brasileiro de Administração do Sistema Judiciário

Revista On-line

Organização da Promotoria de Justiça

PAULO DA SILVA CIRNE

SUMÁRIO: Introdução – 1. Atendimento ao público – 2. Recebimento de documentos e denúncias – 3. Controle de movimentação de processos judiciais – 4. Inquéritos civis e peças de informação – 5. Servidores – 6. Economia de recursos – 7. Conclusão.

INTRODUÇÃO

Organizar qualquer rotina, procedimento ou tarefa é essencial para facilitar a sua execução e para que se possa agregar ao trabalho realizado expressões como eficiência e agilidade. A dificuldade de trabalhar com o tema decorre da pessoalidade da organização, ou seja, embora determinadas premissas sejam inquestionáveis, alguns aspectos são individuais, caracterizam a forma de agir e pensar de cada pessoa e, portanto, podem não se aplicar a todos os destinatários.

Portanto, ao cogitarmos da organização de um Promotoria de Justiça, além das características peculiares de cada região, a estrutura de recursos humanos e físicos disponíveis, as atribuições de cada Promotor de Justiça, ainda temos que ter em mente que cada pessoa possui uma sistemática de trabalho. Assim, o que para alguém pode soar como desorganização, para outra pessoa é um ambiente normal de trabalho, no qual consegue dominar perfeitamente suas tarefas e imprimir um ritmo adequado para o exercício das suas atividades. Possivelmente, impor uma mudança radical na organização do trabalho do indivíduo que pensa dessa forma certamente acarretaria prejuízos ao desenvolvimento das suas tarefas.

Além das diferenças de métodos e de estrutura, outra característica irá distingüir a organização da Promotoria de Justiça: as atribuições a serem exercidas. Com efeito, em se tratando da entrância inicial, o acúmulo de todas as tarefas na pessoa, via de regra, de um único Promotor de Justiça, gera a necessidade da adoção de determinadas ações para evitar sérios prejuízos à organização do trabalho, diferentemente de Promotorias de entrância intermediária ou final, com atribuições delimitadas, que necessitam priorizar outros aspectos para gerenciar adequadamente as suas atividades.

Assim, é com esse enfoque que se pretende traçar um panorama geral sobre a organização de uma Promotoria de Justiça, o qual não se imagina ideal, face às diferenças já referidas, mas que pode ser útil para quem busca cada vez mais eficiência e qualidade na execução das suas atividades diárias.

1. ATENDIMENTO AO PÚBLICO

Dentro da sistemática organizacional da Promotoria de Justiça, o atendimento ao público é uma das tarefas mais importantes, na medida em que se constitui, via de regra, no primeiro contato de uma pessoa com o Ministério Público, sendo que determinadas falhas podem prejudicar a imagem da instituição e dificultar o encaminhamento da questão, devendo ser evitadas. Nesse tópico, ainda, é fundamental atentar para as diferenças estruturais de cada Promotoria de Justiça, tanto no que se refere à existência de servidores como de instalações próprias.

Para a eficácia do atendimento, a existência de servidores disponíveis é fundamental. No entanto, não basta somente isso: eles devem estar previamente orientados na forma de proceder e comprometidos em realizar a tarefa de forma cordial.

1.1. Registros e horários de atendimento

Em se tratando de Promotorias de Justiça situadas em prédios próprios, o atendimento ao público deve ocorrer durante todo o horário de expediente, por parte de servidores previamente orientados para realizar tal atividade, devendo o(s) Promotor(es) de Justiça disponibilizar(em) horários de atendimento a serem preenchidos de acordo com a quantidade de interessados.

Na hipótese do funcionamento ocorrer dentro do prédio do Poder Judiciário, e em havendo uma secretaria, com funcionários da instituição, deverá ela centralizar o atendimento, também em horário integral. Porém, na hipótese do público ter acesso direto aos gabinetes dos Promotores de Justiça, o que não é ideal, cada agente ministerial deve afixar, em local visível, os horários de atendimento e possuir uma sistemática para ser avisado em casos urgentes, quando não estiver na sala, possivelmente em parceria com algum setor do Poder Judiciário próximo ao gabinete (cartório, por exemplo).

Em qualquer hipótese, é evidente que nem sempre o Promotor de Justiça com atribuição na matéria alvo do atendimento estará disponível. Mesmo assim, a pessoa deve ser atendida pelo servidor, se houver, que deverá registrar os principais dados do interessado (no mínimo: nome, endereço residencial, comercial e telefone para contato) e do atendimento (dia, horário, resumo do assunto e do encaminhamento).

Se os horários de atendimento forem disponibilizados para o servidor, poderá ele, inclusive, agendar o atendimento, incluindo tal dado na ficha e repassando-a ao Promotor com atribuições para o caso.

Caso negativo, a ficha permitirá que o Promotor de Justiça analise, assim que possível, a situação apresentada e efetue o agendamento do atendimento, ajustando o dia e horário de acordo com a gravidade do caso.

Na hipótese do atendimento ocorrer por telefone, com a pessoa identificando-se, os passos a serem seguidos são os mesmos já referidos. Em se tratando de denúncia anônima, devem ser inseridos na ficha apenas os dados do atendimento, sendo ela submetida ao crivo do Promotor de Justiça.

Cumpre observar que a atuação dos servidores visa a organizar o atendimento, não sendo admissível que isso constitua obstáculo de acesso da população ao Promotor de Justiça. Quando a pessoa comparece perante o Ministério Público, busca ser atendida pelo Promotor, devendo ser respeitada nesse direito, sempre que possível.

1.2. Casos de não-intervenção do Ministério Público

São comuns os casos de pessoas que são encaminhadas para atendimento pelo Ministério Público sem que a situação esteja inserida dentre as atribuições institucionais. Nessas hipóteses, é importante que, se houver servidor que efetue o primeiro contato com o interessado, esteja ele orientado para esclarecer tal contexto, com paciência, fornecendo à referida pessoa o caminho correto para solucionar o problema apresentado.

Porém, ainda que o atendimento seja realizado pelo servidor de forma adequada, o interessado pode não se convencer e desejar manter contato com o Promotor de Justiça, o que deverá ser viabilizado. Para algumas pessoas, é fundamental ouvir as explicações do próprio agente ministerial, devendo serem respeitadas nesse direito.

Em qualquer hipótese, é fundamental a elaboração da ficha de atendimento, inclusive para resguardo da instituição, evitando posterior alegação do reclamante de que não foi atendido no Ministério Público. Com efeito, não se pode confundir ausência de solução do caso, por inexistência de atribuição para resolvê-lo, com ausência de atendimento, o que jamais pode ocorrer.

2. RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS E DENÚNCIAS

O recebimento de documentos e denúncias necessita de uma organização criteriosa, tanto para evitar o extravio de dados fundamentais para inquéritos civis, procedimentos criminais ou outros feitos da esfera de atuação do Ministério Público como para permitir o mais célere possível exame dos dados e adoção das medidas cabíveis em cada hipótese.

Em se tratando de documento apresentado em duas vias, deve ser previamente examinada a conformidade da primeira via com a segunda e, somente após, inserido carimbo ou despacho de recebimento, com dia e horário e assinatura ou rubrica do recebedor.

Em qualquer hipótese, a Promotoria de Justiça pode dispor de um livro, fichário ou um sistema informatizado em que sejam registrados os documentos recebidos (nome de quem entregou, assunto – de forma sucinta -, dia e hora).

Quando houver mais de um Promotor de Justiça e o documento não possuir endereçamento, o servidor que o receber deverá averiguar qual a atribuição para o tema e efetuar a distribuição.

3. CONTROLE DE MOVIMENTAÇÃO DE PROCESSOS JUDICIAIS

O controle de recebimento e devolução para o Poder Judiciário de processos judiciais, de qualquer área de atuação, é importante e deve ser efetuado pelo Ministério Público, a fim de evitar qualquer responsabilização de servidores e Promotores de Justiça com relação a alguma falha que ocorra no controle efetuado pelos Cartórios Judiciais.

Por evidente, o controle ideal é efetuado por sistema informatizado, especialmente com leitores óticos. No entanto, tais ferramentas não estão à disposição em todas as Promotorias de Justiça, motivo pelo qual o controle deve ser efetuado com as ferramentas que estiverem à disposição.

Na eventualidade do Promotor de Justiça não dispor de nenhum servidor ou estagiário com tempo disponível para tal atividade, no mínimo deverão ser mantidas, em meio eletrônico, arquivos com as manifestações lançadas nos feitos recebidos, evitando a promoção manuscrita nos autos, como forma de comprovar, ainda que parcialmente, o exame do processo.

Com relação às peças processuais, é importante ainda que sejam catalogadas, inicialmente no computador e posteriormente copiadas (disquete, cd ou pen drive) de forma minuciosa para permitir fácil acesso e para agilizar sua identificação e eventual adequação para utilização em outros feitos, quando necessário, agilizando o trabalho e evitando a renovação de pesquisas para situações já examinadas anteriormente.

4. INQUÉRITOS CIVIS E PEÇAS DE INFORMAÇÃO

Os inquéritos civis, peças de informação e outros expedientes correlatos, como sindicâncias e procedimentos administrativos da esfera da infância e juventude, devem ser rigorosamente controlados na sua movimentação, uma vez que tramitam sob integral responsabilidade do Ministério Público.

Nesse sentido, deve ser observado eventual provimento editado pela Procuradoria-Geral de Justiça local, o qual deve estar em consonância com a Resolução nº 23, de 2007, do Conselho Nacional do Ministério Público.

De acordo com a quantidade de feitos tramitando na Promotoria de Justiça, a estrutura deverá ser formada por um ou mais servidores que efetuarão a juntada de documentos, as conclusões para o Promotor de Justiça, cumprirão os despachos, expedindo ofícios, notificações, entre outras diligências.

Ainda, se a quantidade for significativa, é importante que os inquéritos e demais procedimentos sejam organizados em arquivos de aço, com prateleiras suspensas, classificados por assunto ou por numeração, a fim de facilitar a rápida localização.

4.1. Controle de prazos e audiências

O método mais adequado para controlar prazos e datas de audiências extrajudiciais é através de um sistema informatizado, que possa ser consultado diariamente e que informe os prazos vencidos a cada dia, assim como as audiências designadas. Tal sistema foi implantado no Estado do Rio Grande do Sul, com o nome de Sistema Gerenciador de Promotorias (SGP) e está produzindo resultados positivos.

A relevância do controle informatizado é significativa tanto para que a instrução dos inquéritos civis não seja retardada desnecessariamente, como também para controlar os prazos de obrigações assumidas em termos de ajustamento de conduta, os quais devem ser fiscalizados de forma minudente.

4.2. Padronização de rotinas

Na área especializada, ainda é importante observar a importância de padronização de procedimentos e rotinas, que tenham se mostrado eficazes para a dinâmica do trabalho, viabilizando que o encaminhamento das investigações não sofra prejuízos com férias ou afastamento de Promotores de Justiça ou servidores.

4.3. Reuniões e audiências

No que se refere aos procedimentos extrajudiciais, convém lembrar que as audiências e reuniões realizadas pelo Ministério Público devem ser documentadas, para que constem nos autos, preferencialmente através da lavratura de ata e registro de presenças. Nesse particular, diferentemente de outras áreas, a atividade extrajudicial é difícil de ser mensurada, uma vez que, para a confecção de um termo de ajustamento de conduta, por exemplo, podem ser necessárias diversas audiências, reuniões e contatos telefônicos. Portanto, é importante que tais providências sejam reduzidas a termo e constem no inquérito, como forma de demonstrar o trabalho desenvolvido em busca da solução do conflito em exame naquele procedimento.

4.4. Termos de ajustamento de conduta e medidas indenizatórias

O termo de ajustamento de conduta é uma ferramenta decisiva para a atuação do Ministério Público na área extrajudicial, permitindo a resolução do conflito em exame, de forma ágil e eficaz. Considerando a inexistência de previsões sobre o ajustamento de conduta na resolução do Conselho Nacional do Ministério Público que disciplina o inquérito civil, é fundamental que cada Ministério Público estabeleça regras mínimas para permitir uma uniformidade na sua elaboração, respeitada a independência funcional e a adequação ao caso concreto.

Dentre os temas a serem disciplinados, o destino de medidas indenizatórias é uma das questões mais importantes. No Rio Grande do Sul, a sistemática adotada através de provimento da Procuradoria-Geral de Justiça é a destinação preferencial para os fundos das respectivas áreas. Porém, o texto viabiliza o repasse de bens ou valores para entidades públicas ou privadas que atuem na defesa do bem lesado, desde que estejam cadastradas no Ministério Público. O referido cadastro, associado a posterior prestação de contas, permite controlar os repasses efetuados e tem viabilizado diversos trabalhos importantes, de organizações não-governamentais, especialmente na área de educação ambiental.

5. SERVIDORES

Para o funcionamento adequado da Promotoria de Justiça, torna-se imperiosa a existência de servidores, em quantidade adequada à demanda de trabalho e ao número de Promotores de Justiça.

Em primeiro lugar, a presença de funcionários permite que o Ministério Público esteja permanentemente aberto ao contato com a população, seja por telefone ou pessoalmente, ainda que os Promotores de Justiça estejam em audiências ou outros eventos profissionais. Além disso, com servidores que possam auxiliar na execução das atividades administrativas e outros que possam elaborar trabalhos jurídicos, a demanda é atendida com maior agilidade.

Independentemente da realidade vivenciada em cada Promotoria de Justiça, destaca-se a importância de orientação constante aos servidores, para que exerçam suas atividades de forma organizada e planejada, preferencialmente seguindo ritos previamente estabelecidos, a fim de conferir uniformidade às ações desempenhadas. Ainda, devem ter seu desempenho constantemente avaliado e serem estimulados para exercerem suas atividades com dedicação

6. ECONOMIA DE RECURSOS

O crescimento do Ministério Público tem gerado, em quase todo o país, a construção de prédios próprios, a contratação de servidores e um incremento em infra-estrutura para atender ao aumento da demanda judicial, na área criminal e cível, e dos procedimentos extrajudiciais, em áreas como infância e juventude, meio ambiente, consumidor, probidade administrativa, saúde, entre outros.

Considerando essa situação, e justamente pela postura do Ministério Público frente às irregularidades que investiga, é fundamental que os recursos postos à sua disposição sejam utilizados com extremo controle, aproximando a instituição, nesse particular, da iniciativa privada, a fim de que seja exemplo de gestão administrativa.

Nesse sentido, dentro da organização administrativa da Promotoria de Justiça, é curial que sejam adotadas medidas para controlar gastos com energia elétrica, telefone, água, papel, fotocópias e utilização da internet, de acordo com a realidade de cada local.

Embora tais medidas possam gerar alguns conflitos quando implantadas, a adaptação ocorre de forma natural e os resultados podem ser facilmente avaliados e, inclusive, divulgados para a comunidade, como forma de demonstrar a transparência administrativa do Ministério Público.

Dentre as medidas que podem ser utilizadas como exemplo, é possível elencar a economia de energia mantendo desligadas as luzes dos corredores nos intervalos de almoço e logo que terminar o expediente externo, controle rígido de ligações particulares e ligações para telefones celulares, priorizando o contato através de telefones fixos, evitar a impressão de documentos, quando não for necessário, optando pela utilização do meio eletrônico, entre outras.

7. CONCLUSÃO

O crescimento do número de processos judiciais em tramitação é a regra no país, nos últimos anos. Aliado a esse aspecto, o Ministério Público, que sempre atuou incisivamente como autor da ação penal, além de fiscalizar os processos de natureza cível, vem sendo cada vez mais procurado pela sociedade para a defesa de interesses coletivos, sendo marcante a sua atuação em áreas como o meio ambiente, consumidor, infância e juventude e probidade administrativa, dentre outras que crescem em importância a cada dia, como urbanismo, educação, saúde pública, direitos humanos, idosos e pessoas portadoras de deficiência.

Essa gama de atribuições e de relevantes compromissos com a sociedade brasileira exige do Ministério Público organização, planejamento, eficiência e qualidade em todas as etapas do trabalho, sob pena de frustrar a expectativa que a sociedade deposita na instituição, muitas vez acionada como último recurso pelo cidadão, quando todas as outras medidas por ele levadas a efeito não surtiram resultado positivo.

Portanto, quanto melhor organizada estiver uma Promotoria de Justiça, melhores serão os resultados que ela produzirá. Para tanto, é inegável a importância de equipamentos de informática e servidores em quantidade adequada à demanda de trabalho, que forneçam o necessário suporte ao trabalho dos Promotores de Justiça.

Essa estrutura, indiscutivelmente, dependerá dos recursos orçamentários disponíveis. Porém, qualquer que seja a estrutura existente, é decisivo que, para o êxito do trabalho, exista motivação, disciplina e, principalmente, a visão de que o trabalho do Ministério Público volta-se para a sociedade, a qual deve ser permanentemente ouvida, inclusive para que se possa planejar atividades e ações a serem desenvolvidas, sempre com a meta de auxiliar na conquista de um contexto social mais igualitário.

PAULO DA SILVA CIRNE por PAULO DA SILVA CIRNE
1)PROMOTOR DE JUSTIÇA NO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL 2) ATUAÇÃO NA PROMOTORIA DE JUSTIÇA DO MEIO AMBIENTE DE PASSO FUNDO 3) PROFESSOR DA FUNDAÇÃO DO MINISTÉRIO PÚBLICO NA DISCIPLINA DE DIREITO AMBIENTAL

Site Pessoal: http://PSCIRNE@MP.RS.GOV.BR
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